Алгоритм согласования служебных записок

Алгоритм согласования служебных записок Служебная записка: что это такое и как ее правильно написать Служебная записка — наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.

Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа — это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа. Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа , при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями. Процедура согласования документа — это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности.

Алгоритм согласования служебных записок

Необходимо согласие на обработку персональных данных. Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования — повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами.

Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость. Согласование — не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования — совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов — прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования — время и маршрут движения документов, то есть один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными.

Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности.

А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества. Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.

А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, так как в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли функции подразделений в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения.

Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения — безупречно изложены и оформлены. Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном технологическом , и в управленческом аспектах.

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа подразделение, исполнитель подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов.

В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки разработки документа.

За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта несет ответственность инициатор документа подразделение-инициатор, исполнитель , который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению. Но подразделения — участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа а значит, и проект управленческого решения в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это — подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов.

Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней — не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т. Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений.

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации. Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3.

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов. Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа.

Процедура согласования осуществляется одним из способов — параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке. При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, то есть рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования на практике — самый распространенный предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем — параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования. При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными типовыми сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, то есть возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней.

Оптимальным является срок согласования проекта документа от и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота. Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства.

В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений.

Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы маршруты с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота. Сопроводительная документация может включать:. К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий.

Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования образец оформления листа согласования приводим в Примере 5. Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства в соответствии с Правилами делопроизводства или через систему электронного документооборота.

Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний дополнений к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования. Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской письмами о согласовании. Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде. Здравствуйте, очень познавательная статья, большое спасибо! Слово "проект" не добавляется. До подписания письма в т. Здравствуйте, очень содержательная статья большое спасибо!

Подскажите пожалуйста, какие документы визируются полистно и постранично. Согласование с учредителем предприятия — это внутреннее или внешнее согласование? Более того, почему многие ставят гриф согласования перед документом, а не после подписи, как это рекомендует ГОСТ? Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail.

Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебные записки

Алгоритм согласования служебных записок; Организационные основы процедуры согласования документов; Служебная записка делопроизводство​. Алгоритм согласования служебных записок. Содержание. Порядок согласования документов; Полностью оцифрованный процесс работы со.

Необходимо согласие на обработку персональных данных. Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования — повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость. Согласование — не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования — совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений. Добрый день. Причем оригинальное поле заполнилось. Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк В связи со служебной необходимостью сотрудники организации или её структурных подразделений должны осуществлять переписку делового характера. С этой целью применяются служебные записки. В этой статье вы сможете ознакомиться с правилами их заполнения и скачать примерные шаблоны оформления. Одним из основных инструментов ведения переговоров и деловой переписки внутри предприятия считается оформление служебных записок. Они составляются для освещения каких-либо вопросов, касающихся внутреннего распорядка компании, работы отдельного сотрудника или функционирования всего отдела, а также при необходимости принятия решения, от которого может зависеть дальнейшая судьба работника или самой организации. Не стоит путать служебные записки с докладными, так как первые оформляются между работниками одного и того же должностного статуса то есть не находящихся в подчинении друг у друга или между несколькими структурными отделами. Служебные записки не имеют чётко установленной формы, однако при их составлении важно учесть некоторые нюансы и правила оформления. Каждая организация вправе использовать 2 вида таких документов:. В последнем случае может быть использован обычный лист формата А4 или специальный фирменный бланк предприятия разрабатывается индивидуально по заказу руководства.

Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Служебная записка делопроизводство Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк Организационные основы процедуры согласования документов Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации. Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования к содержанию документа. Как пишется служебная записка образец , рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже. В кондитерском цехе с 02 мая года сломан конвейер.

В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1]. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы? Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав. И решения для них уже есть. Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией.

Организационные основы процедуры согласования документов Полностью оцифрованный процесс работы со служебными записками в ПАО "ОАК" Текст служебной записки состоит из обоснования изложения причин составления и предложения, просьбы, заявки и т.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Бизнес процесс согласования служебной записки в Битрикс24
Похожие публикации