Переход от бумажного к электронному документообороту

Кадровое делопроизводство", 2009, N 2 Переход от бумажного к смешанному документообороту Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Словарь кадрового делопроизводства. Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

Сервис электронного документооборота В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ. Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей. Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Электронный документооборот — это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

Безбумажный документооборот

Это и организация с 2009 года системы межведомственного электронного документооборота МЭДО , дополненная в 2010 году системой межведомственного электронного взаимодействия СМЭВ. Из самых последних правовых актов можно назвать постановление Правительства РФ от 07. Последние решения Правительства, Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в Российской Федерации, Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления направлены на внедрение электронного документооборота во всех федеральных органах, исключение бумажного документооборота во взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти, подключение к межведомственному электронному документообороту органов управления субъектов федерации и сокращению доли бумажных документов в целом.

Понятно, что электронный документооборот и электронные документы — это не самоцель. Переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи — от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа.

В связи с этим перед архивистами встают новые задачи. Главная проблема, на наш взгляд, — это непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. С точки зрения управленческого персонала, все документы должны обрабатываться по одной схеме, что влечет за собой попытки перевести в электронную форму все документы без исключения.

Однако все современные технологии электронного документооборота в первую очередь направлены на организацию работы с текущими документами: они обеспечивают оперативность передачи файлов, текстов документов, отсканированных образов. Это обеспечивает оперативность передачи документов, их согласование, удобный полнотекстовый поиск, то есть существенно повышает эффективность работы. Но эти технологии не направлены на долговременное хранение документов, не обеспечивают их юридическую значимость в долговременной перспективе.

Другие, упрощенные варианты цифровой подписи, появившиеся в законе 2011 года, возможно использовать только при наличии отдельных правовых актов, регламентирующих их применение. Технология, использующая криптографические методы, систему открытых и закрытых ключей, требующая наличия системы взаимосвязанных удостоверяющих центров, обеспечивает юридическую значимость текущих документов, например: банковские документы, сдача отчетности, даже просто передача документов между ведомствами.

Но она неприменима при долговременном хранении документов в архиве. Как обеспечить хранение и использование базы открытых ключей, необходимых для проверки юридической силы цифровой подписи? А как обеспечить целостность файлов? Но как нам обеспечить возможность просмотра документов в этих форматах спустя 10, 20, 30, 100 лет?

Форматы хранящихся файлов сами по себе также представляют проблему. Кроме перечисленных, наиболее популярных, организации могут использовать множество других форматов, например Open Office, pdf, инженерные форматы.

Это не говоря уже о том, что разные версии одной программы также могут использовать разные форматы. Наиболее известный пример — версии форматов документов Microsoft Word: 95, 97—2003, 2007—2010. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения Часть 1. Использование PDF 1. Но использование его для преобразования файлов с кириллическими шрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование, требует еще дополнительных исследований.

Другой вариант — создание виртуальных машин, включающих в себя наборы программного обеспечения, необходимого для просмотра тех или иных типов файлов. Но пока эти технологии тоже не отработаны. Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Переход от бумажного к смешанному документообороту: с чего начинать и чего опасаться

Оказалось, что электронный документооборот — это, как правило, управление все теми же бумажными документами, но только. Введение 3 1. Документоведение и сфера его регулирования Развитие систем документооборота 6 Основные понятия документоведения 6

Заказать новую работу Оглавление Введение 3 1. Документоведение и сфера его регулирования Развитие систем документооборота 6 1. Основные понятия документоведения 6 1. Предпосылки развития систем документооборота и перехода к электронным документам 7 2. Развитие документирования и документоведения. Переход на новые технологии 12 2. Развитие материалов и способов создания документов 12 2. Роль носителя информации для системы документоведения 16 Заключение 19 Список литературы 21 Введение Открывая тему, выделим, что хранению информации, а также развитию документирования, связанному с переходами от различных носителей в различных государствах отводилось первостепенное значение еще в древние времена. В различные периоды истории информационные материалы хранились в архивах в разнообразных формах и на различных носителях — на папирусе, на глиняных табличках, на бумаге, на микропленке. Во все эпохи государство было заинтересовано в сохранении в порядке записей и документов. Согласно стандартным требованиям главной формой информации является ее документированная форма.

Примерами процессов в которых возможен полный переход на работу в электронном виде являются: Процесс согласования заявок на оплату Переход на безбумажные технологии предполагает работу в электронном виде с документом на всех этапах его жизненного цикла. BPM обеспечивает такую возможность.

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs Представление отчетности через интернет с использованием операторов электронного документооборота — давно не новшество для организаций, как и то, что бизнес планомерно переходит на обмен электронными документами с контрагентами. Франчайзинг, конечно же, не исключение.

Электронный документооборот: преимущества и недостатки

Это и организация с 2009 года системы межведомственного электронного документооборота МЭДО , дополненная в 2010 году системой межведомственного электронного взаимодействия СМЭВ. Из самых последних правовых актов можно назвать постановление Правительства РФ от 07. Последние решения Правительства, Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в Российской Федерации, Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления направлены на внедрение электронного документооборота во всех федеральных органах, исключение бумажного документооборота во взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти, подключение к межведомственному электронному документообороту органов управления субъектов федерации и сокращению доли бумажных документов в целом. Понятно, что электронный документооборот и электронные документы — это не самоцель. Переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи — от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа.

С чего начать переход на ЭДО

Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей. Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Клерк Акция! Узнать больше Электронный документооборот — это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей. Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ. Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям. Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции.

Федеральная налоговая служба в целях совершенствования налогового администрирования и сокращения избыточного бумажного документооборота ведет планомерную работу по расширению возможностей электронного взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков. Поэтому большинство бухгалтеров пользуются сегодня специализированными компьютерными программами и сдают электронную отчетность в ИФНС.

Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию Автор: М. Бобылева Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию М. Бобылева, к. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций.

ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ В РОССИИ

.

Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента

.

.

.

.

.

Похожие публикации